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購買業務がメールとexcelで溢れているなら！知っておきたいweb発注のこと

ペンやコピー用紙・事務用品や封筒など、オフィスや店舗で必要な用度品のことを、「間接材」と呼ばれています。貴社では、間接材の発注をどのようにされていますか？
「新しい店舗が立ち上がるので、業者10社に個別に注文を出さなきゃ！」
「あれ？このアイテムは支店から直接注文してたんだっけ？」
「会社のURLが変わったけど、すべての名入れ品で修正したんだっけ？」
品目も、業者も、社内の担当者も、修正も、特別対応も…とにかく対応が多くて、煩雑になってはいませんでしょうか。

この記事では、webプラットフォームで購買を行うシステムをご紹介します。業者を変えることなく、発注方法をwebに統一するという内容ですので、購買業務に関係する手間の削減が期待できます！ぜひご覧ください。※現在、このサービスは東京近郊・大阪近郊で展開させていただいております。

封筒、ボールペン、コピー用紙、机……このような間接材は、いわゆる「ロングテール」と呼ばれる、単体では頻度も金額もそれほど多くはない購買品です。でも、関わっている時間をすべて足すと、結構な手間になっていませんか？しかも、本社のとりまとめ担当の方だけでなく、各支店の担当の方の業務も含めると、意外なほどコストがかかっているケースは少なくないのです。いったい、なにに手間がかかっているのでしょうか？

中継ぎ連絡で伝言ゲーム

いろんな支店や部署の担当の方からexcelの依頼書が来るので、業者に発注書をメールする……そんな感じで、ファイルやメールを中継するような、伝言ゲームになっていませんか？連携の手間だけでなく、excelファイルなどをまとめたり、納期の進捗確認をすることも大変ですよね。

統制のいたちごっこ

イムラ封筒は、事務用封筒のメーカーとして、「会社のロゴがちょっとだけ変更になったお客様」を何度も拝見してきました。何気ない修正でも、購買担当の方は大変です。「東北支店はこないだ変更したけど、中部支店はまだだったっけ？」「長3封筒はおおむね変更したけど、実は年に数回しか出ない"角"3封筒があったんだった」など、どれが正しくてどれが古いものか、管理することはとても難しいものです。なぜなら、印刷データは印刷会社が持っているケースが多く、正確には把握しきれないためです。最近だと、年号が令和になるとき、封筒に印刷されていた「平成」の文字を「令和」に修正すると煩雑なため、すべて削除されたお客様もいらっしゃいました。
また、ある部署が独自にサービスを展開し、その広告を本部に知らせずに封筒に印刷させてしまい、トラブルになるケースもありました。統制を取ることには苦労がつきものです。

高級志向との戦い

ある部署だけ意味もなく高級なボールペンばかり買ってる！とまではなくとも、支店ごとに発注先の業者が異なり、高いコストになってしまっているケースはしばしばあります。全国で統一できる部材は、コスト削減のチャンスがあると言えます。

web購買システムと呼ばれるものなら、前述のお悩みも、すべて一元管理できます。最近は、BtoB向けECをいろんなところで聞くようになりました。googleで「購買管理システム」で検索すると、いろんなサービスが出てきます。おおむねどのサービスも、以下のような特徴を持っています。

逆に、システムによって若干異なることが多いのが、以下のような部分です。

過去の購買システムは、通販会社が主体であり、そこから買えるものだけが効率化の対象でした。つまり、ボールペンやコピー用紙などの市販品が中心だったのです。でも本当のところ、業務が煩雑になりがちなのはそういったアイテムより、特定の業者から相対契約で購入する、特注品ではないでしょうか。以下でご紹介する2つのシステムは、まさしく特注品の発注にふさわしいものです！ぜひもう少しだけ、お付き合いください。

まずは手前味噌……イムラ封筒も、web発注システムをもっています。封筒のご発注をいただく限り、なんと無料です！ただし、イムラ封筒ではない業者様のアイテムは登録ができないことを、どうかご了承ください。

封筒メーカーとしての封筒ご発注サイトのため、「イムラ封筒にご発注いただくもの」が対象となってしまいますが、実績はすでに470社！導入前の無料デモサイトもございますので、ぜひページ下部のフォームから、デモサイトまたは打ち合わせを選んでお申込みください！

封筒だけでなく、間接材の購買をトータルに効率化したいですか？それなら、「Net2B」をイムラ封筒は扱っています。　※Net2Bは、富士通コワーコ株式会社が提供するシステムであり、イムラ封筒が代理店としてご案内するものです。

通販サイト企業のサービスではなく、富士通グループの間接材購買を担う富士通コワーコ社の開発のため、富士通グループのノウハウを存分に吸収した、贔屓のないアイテム選定がウリです。

参考になりましたでしょうか？でも、こういったシステムって気軽に導入するものではないから、ちょっと尻込みしてしまう……と、私たちはよく伺います。

でも実は、このような購買システムは私たち業者にとっても、業務効率化の上ではありがたいのです。なぜなら、システムでご発注いただくようになると、私たちもRPA（事務作業の自動化）などを活用し、業務の削減に繋がるためです。ですから、問合せに躊躇されている方は、ご遠慮なく一度聞いてみてください！貴社の状況や、コスト削減の見込みなどについて、まずお話させていただきます。私たちも、自社の業務効率化のために、いろんな企業様のこと、伺ってみたいと思っています。まずは気軽に、発注業務について情報交換からしてみませんか？

※イムラ封筒が提供するweb発注システム「イムラのweb発注」と「Net2B」のうち、「Net2B」は富士通コワーコ社が運営するサービスとなります。そのため、打ち合わせ・レポートなどは、直接富士通コワーコ社の専門家が対応させていただくことがございます。でも、イムラも一緒に取り組みますので、ご安心ください。

打ち合わせのお申し込みフォームはこちら↓。　現在、このサービスは東京近郊・大阪近郊で展開させていただいております。