間接材購買を、「業者そのまま、webで発注」でもっとラクにする方法
購買業務がメールとexcelで溢れているなら！知っておきたいweb発注のこと
ペンやコピー用紙・事務用品や封筒など、オフィスや店舗で必要な用度品のことを、「間接材」と呼ばれています。貴社では、間接材の発注をどのようにされていますか？
「新しい店舗が立ち上がるので、業者10社に個別に注文を出さなきゃ！」
「あれ？このアイテムは支店から直接注文してたんだっけ？」
「会社のURLが変わったけど、すべての名入れ品で修正したんだっけ？」
品目も、業者も、社内の担当者も、修正も、特別対応も…とにかく対応が多くて、煩雑になってはいませんでしょうか。
この記事では、webプラットフォームで購買を行うシステムをご紹介します。業者を変えることなく、発注方法をwebに統一するという内容ですので、購買業務に関係する手間の削減が期待できます！ぜひご覧ください。※現在、このサービスは東京近郊・大阪近郊で展開させていただいております。
この記事はこんな方にぴったり！
| ☞ 事務用品や封筒などの、間接材のご発注担当者様 |
| ☞ 支店や、店舗、部署が多く、発注コストや業者の管理が大変な方 |
| ☞ ついでに、事務用品関係のコストを削減したい方！ |
間接材の購買担当者だけがわかる、"とりまとめの苦労"
封筒、ボールペン、コピー用紙、机……このような間接材は、いわゆる「ロングテール」と呼ばれる、単体では頻度も金額もそれほど多くはない購買品です。でも、関わっている時間をすべて足すと、結構な手間になっていませんか？しかも、本社のとりまとめ担当の方だけでなく、各支店の担当の方の業務も含めると、意外なほどコストがかかっているケースは少なくないのです。いったい、なにに手間がかかっているのでしょうか？
中継ぎ連絡で伝言ゲーム
いろんな支店や部署の担当の方からexcelの依頼書が来るので、業者に発注書をメールする……そんな感じで、ファイルやメールを中継するような、伝言ゲームになっていませんか？連携の手間だけでなく、excelファイルなどをまとめたり、納期の進捗確認をすることも大変ですよね。
統制のいたちごっこ
イムラ封筒は、事務用封筒のメーカーとして、「会社のロゴがちょっとだけ変更になったお客様」を何度も拝見してきました。何気ない修正でも、購買担当の方は大変です。「東北支店はこないだ変更したけど、中部支店はまだだったっけ？」「長3封筒はおおむね変更したけど、実は年に数回しか出ない"角"3封筒があったんだった」など、どれが正しくてどれが古いものか、管理することはとても難しいものです。なぜなら、印刷データは印刷会社が持っているケースが多く、正確には把握しきれないためです。最近だと、年号が令和になるとき、封筒に印刷されていた「平成」の文字を「令和」に修正すると煩雑なため、すべて削除されたお客様もいらっしゃいました。
また、ある部署が独自にサービスを展開し、その広告を本部に知らせずに封筒に印刷させてしまい、トラブルになるケースもありました。統制を取ることには苦労がつきものです。
高級志向との戦い
ある部署だけ意味もなく高級なボールペンばかり買ってる！とまではなくとも、支店ごとに発注先の業者が異なり、高いコストになってしまっているケースはしばしばあります。全国で統一できる部材は、コスト削減のチャンスがあると言えます。
web購買システムを使って、自動化させよう
web購買システムと呼ばれるものなら、前述のお悩みも、すべて一元管理できます。最近は、BtoB向けECをいろんなところで聞くようになりました。googleで「購買管理システム」で検索すると、いろんなサービスが出てきます。おおむねどのサービスも、以下のような特徴を持っています。
だいたいの購買管理システムでできること
| 独自に決めたアイテムを登録できます | どのサービスでも、好きな業者・好きなアイテムを登録できます。つまり、今まで取引のあった業者を変更することなく、システムを導入することができます。業者側も、システム採用を受け入れることとなります。 |
| 承認機能と自動配信機能が使えます | 部門ごとの承認経路を設定することができます。承認されたら、アイテムごとに業者に自動で発注依頼メールが配信されます。伝言ゲームはもう不要です！ |
| 履歴をダウンロードできます | scvなどで、ご発注履歴をダウンロードすることができます。部門ごとの経費を分析することも簡単です！ |
逆に、システムによって若干異なることが多いのが、以下のような部分です。
購買管理システムによって異なること
| 部門ごとにアイテム制限 | 東北支店から沖縄支店の封筒が買えてしまうと、間違いのもとですね。部門ごとに、詳細なアイテム制限ができる場合と、そうでない場合があります。 |
| ロットで単価が変動 | 封筒など印刷物は特にそうですが、一度の注文数が多くなると、単価が安くなるケースがあります。この機能が付いているシステムは珍しいです。 |
| コスト削減への提案 | システムの提供だけでなく、コスト削減に向けたアドバイスをするサービスもございます。 |
過去の購買システムは、通販会社が主体であり、そこから買えるものだけが効率化の対象でした。つまり、ボールペンやコピー用紙などの市販品が中心だったのです。でも本当のところ、業務が煩雑になりがちなのはそういったアイテムより、特定の業者から相対契約で購入する、特注品ではないでしょうか。以下でご紹介する2つのシステムは、まさしく特注品の発注にふさわしいものです！ぜひもう少しだけ、お付き合いください。
その1 「イムラのweb発注」で、封筒から始めよう
まずは手前味噌……イムラ封筒も、web発注システムをもっています。封筒のご発注をいただく限り、なんと無料です！ただし、イムラ封筒ではない業者様のアイテムは登録ができないことを、どうかご了承ください。
「イムラのweb発注」の特徴
| 部門ごとにアイテム制限 | ◯ 部署ごとにID・パスワードを設定し、ページをつくります。そのため、それぞれの部署で異なるアイテムを掲載することができます。また、納品場所も、部門ごとに自動でセットさせることができます。画像も掲載できるので、印刷内容の把握も可能です。 |
| ロットで単価が変動 | ◯ 封筒メーカーなので、これは得意！商品ごと・数量ごとに単価テーブルを決められます。 |
| コスト削減への提案 | △ 封筒メーカーとして、封筒の仕様を交えたご提案をさせていただきます。「部署や形状をある程度まとめませんか？」というご提案が、最も多いです。 |
| その他 | コメント欄があるため、印刷内容のご指示を書き込んでいただくことができます。また、イムラ封筒でお預かりしているアイテムの場合、残りの在庫数を表示されることもできます。 |
封筒メーカーとしての封筒ご発注サイトのため、「イムラ封筒にご発注いただくもの」が対象となってしまいますが、実績はすでに470社！導入前の無料デモサイトもございますので、ぜひページ下部のフォームから、デモサイトまたは打ち合わせを選んでお申込みください！
その2 間接材購買全体の効率化なら「Net2B」で
封筒だけでなく、間接材の購買をトータルに効率化したいですか？それなら、「Net2B」をイムラ封筒は扱っています。 ※Net2Bは、富士通コワーコ株式会社が提供するシステムであり、イムラ封筒が代理店としてご案内するものです。
間接材web発注サイトNet2Bの特徴
| 部門ごとにアイテム制限 | ◯ 買えるアイテムを設定することがNet2Bの本領！市販品は、複数の大手通販サイトと連携した、ボールペンからキャビネットまで何でも揃うラインナップから、コスト削減に繋がるような特定のアイテムのみ掲載するようにできます。例えば、ある大手通販サイトでは「ボールペン」は1,389商品もありますが、この機能で掲載するものを指定することができます。また、それぞれの部署で異なるアイテムを掲載することも可能です。 |
| ロットで単価が変動 | △ 柔軟なカスタマイズ開発もウリのため、ここは要ご相談！ |
| コスト削減への提案 | ◎ Net2Bの最大の特徴です。富士通コワーコ社の専門家が、まず貴社の購買している間接材を分析。その後、購買品目の集約でコスト削減、購買フローの効率化でコスト削減、購買品目の見直し（見積もり合わせ）でコスト削減などの方法を計算し、システム導入の前にどのくらいコスト削減のメリットが出そうかを試算してご提案します。富士通グループの大量の購買業務で培ったノウハウを、専門家がみなさまのお役に立てるよう、イムラ封筒がサポートいたします。 |
| その他 | オフィスサプライ・コンピュータサプライ・文具・生活用品・工具などは、お客様に運用に合わせてベストチョイスし提供します。 |
通販サイト企業のサービスではなく、富士通グループの間接材購買を担う富士通コワーコ社の開発のため、富士通グループのノウハウを存分に吸収した、贔屓のないアイテム選定がウリです。
ご検討の流れ
参考になりましたでしょうか？でも、こういったシステムって気軽に導入するものではないから、ちょっと尻込みしてしまう……と、私たちはよく伺います。
「お話を聞いても、社内で進まないと、ちょっと商談に来てもらうのも気が引けるなあ」
でも実は、このような購買システムは私たち業者にとっても、業務効率化の上ではありがたいのです。なぜなら、システムでご発注いただくようになると、私たちもRPA（事務作業の自動化）などを活用し、業務の削減に繋がるためです。ですから、問合せに躊躇されている方は、ご遠慮なく一度聞いてみてください！貴社の状況や、コスト削減の見込みなどについて、まずお話させていただきます。私たちも、自社の業務効率化のために、いろんな企業様のこと、伺ってみたいと思っています。まずは気軽に、発注業務について情報交換からしてみませんか？
※イムラ封筒が提供するweb発注システム「イムラのweb発注」と「Net2B」のうち、「Net2B」は富士通コワーコ社が運営するサービスとなります。そのため、打ち合わせ・レポートなどは、直接富士通コワーコ社の専門家が対応させていただくことがございます。でも、イムラも一緒に取り組みますので、ご安心ください。
打ち合わせのお申し込みフォームはこちら↓。 現在、このサービスは東京近郊・大阪近郊で展開させていただいております。