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お客様事例

お客さまインタビュー 学校法人尚美学院 尚美ミュージックカレッジ専門学校 笹川ひとみ様

学校法人 尚美学園 尚美ミュージックカレッジ専門学校

学科や学年、送付する時期などによって封入物が変わる学校案内の封入・発送業務をトータルに支援することで、円滑な業務進行に貢献しています。

アレンジ・作曲やピアノ、音響・映像などが学べる学校法人 尚美学園
尚美ミュージックカレッジ専門学校様とは、学校案内の封入・発送代行業務を中心に、7年を超える長いお取引をさせていただいています。広報部入学相談課の笹川ひとみ様にお話を伺いました。

課題>専門学校への進学を希望している高校生への学校案内の封入・発送業務を外部委託したい。また、学校案内を入れるためのフィルム封筒を、目を引く色で作成したいとお考えでした。

実施した対策>発送代行や倉庫保管、顧客属性に応じた封入、バックメール処理など、様々なサービスを組み合わせて、学校案内の封入・発送業務をトータルに支援しています。また、蛍光色の発色にこだわったフィルム封筒を作成しました。

学校案内の封入・発送代行をイムラ封筒に委託していると伺いましたが?

学校法人尚美学院 尚美ミュージックカレッジ専門学校 笹川ひとみ様 インタビュー風景

本学は、ホームページや外部の資料請求サイトから、学校案内の資料請求を受け付けています。資料請求があった進学検討者の方の住所や氏名などが記載された発送データをイムラ封筒さんにお渡しして、その日の内に資料を発送していただいています。
また、学校案内の他に、募集要項や学生寮の案内など様々な資料があります。それらを学校内に全て保管すると、膨大な量になってしまうので、イムラ封筒さんの「倉庫保管」サービスを利用して在庫を持ってもらっています。
封入する資料は、学年や希望される学科によって変わってきます。そこで「顧客属性に応じた封入」サービスを利用して、封入物をそれぞれ変えて発送しています。

例えば、学生募集要項という冊子があります。これは入試に関する冊子なので、受験対象者には必要ですが、高校1・2年生にはまだ必要ありません。そこで、その方たちに必要な内容を抜粋した資料を送り、資料の重量を軽くして、配送コストを削減しています。

本学には吹奏楽やオーケストラを専門的に学ぶ管弦打楽器学科という学科があるのですが、この学科だけの特別なパンフレットがあります。このパンフレットは、その学科を希望された進学検討者の方にのみ封入しています。

封入物は時期によっても変わってくるとのことですが?

学校法人尚美学院 尚美ミュージックカレッジ専門学校 笹川ひとみ様 インタビュー風景

送付する資料の最後に、オープンカレッジ(体験入学)の案内を入れています。オープンカレッジは通年で行っているのですが、時期によって封入する資料が変わってきます。例えば、3月の後半から7月初めに送る案内や、夏休みだけに送る案内などがあります。

毎年4月には新しい学校案内ができます。その際、以前、資料請求をしていただいた高校1・2年生に一斉に資料を送るのですが、希望される学科によって送る資料が変わってきます。また、学年ごとにも送る内容が変わります。発送する資料の組み合わせは28パターンあるのですが、ミス無く封入していただき助かっています。
パターンによっては送付する件数が少ないものもあるのですが、快く対応いただいています。

発送データの管理はどのようにされていますか?

資料請求された方の住所が変わり、配達できなかった資料は、バックメールとしてイムラ封筒さんへ返送されてきます。その資料は、月に一度、まとめて本学まで持ってきてもらい、発送データの整理をしています。

また、発送データのチェックも、入念に行っていただいています。例えば、発送データの中に、まれに外字(パソコンで変換できない文字)が含まれています。外字は、パソコンで変換できる文字に置き換えないと、文字化けを起こしてしまいます。通常は、文字を置き換えてから、イムラ封筒さんに発送データをお渡しするルールなのですが、置き換え漏れがあった際も、イムラ封筒さんからご指摘いただけるので、スムーズに発送業務が行え、助かっています。

蛍光色の発色にこだわった封筒を作成されたとお聞きしましたが?

学校案内を入れるフィルム封筒の作成をイムラ封筒さんにお願いしました。
フィルム封筒の色は、学校案内を机の上に置いた際に目を引く蛍光ピンクにしました。蛍光ピンクの発色には強いこだわりがありました。フィルム封筒は、指定した色と印刷した色の見え方が違ってくるとのことだったので、色の校正の為に、印刷工場まで伺いました。その場で色の調合を行い、5パターンほど色を見比べました。まさかここまでやっていただけるとは思っていませんでしたので、驚きました。おかげで納得のできる発色の封筒ができました。

また、封筒のサイズにもこだわりました。学校案内は、まとまった冊数を段ボール箱に入れて、高校などに発送します。その際に、既製品の封筒だと、封入物に対して封筒のサイズが合わないことで、封入物がずれてしまい、資料が傷ついてしまう恐れがありました。そこで、封入物に合ったサイズを検討して作成しました。
できあがった封筒は、見た目にも大変美しく、満足しています。

イムラ封筒の対応で印象に残っているエピソードなどありますか?

前理事長が亡くなったとき、お別れの会を行うことになりました。その際、関係者に案内状を発送したのですが、会の性質上、短い期間で対応する必要がありました。例えば、オープンカレッジの案内の発送は、通常2週間前にはお願いしているのですが、本件では、中2営業日で対応していただき、とても助かりました。営業の方の柔軟な対応と機動力の高さには、いつも助けられています。

イムラ封筒担当者のコメント

メーリングソリューション部
営業一課 中井

笹川様をはじめ尚美ミュージックカレッジ専門学校のご担当者のかたは、みなさんいつも温かく接してくださり、また日程的に弊社の作業が問題ないか事前にお気遣いいただくなど、非常にやり取りさせていただきやすいです。入学を希望される高校生のかたのことを考えると、どうしても緊急で何かを発送しなければならない、或いは封入のパターンが細かくなるなど、両社の力を合わせて期待に応えていかなければならない場面もあります。そのような時でも「何とか乗り切れるだろう」と思わせるのは、笹川様をはじめとする発注ご担当者のかたとのやり取りによる信頼があればこそだと思います。
取材させていただいた際にお話ししたのは封入作業のお話しがメインでしたが、ご発注いただいている作業の他にもメモルダーや紙ファイル、コピー機など、他の商材についてもご提案させていただくものに耳を傾けていただいて感想をいただけるので、助かります。

  • ※本インタビューは2013年12月に行ったものです。
  • ※社名および事業部、担当者様の役職などは、インタビュー当時のものを記載しております。予めご了承ください。
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