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お客様事例「一般社団法人日本ゴルフツアー機構」

一般社団法人日本ゴルフツアー機構様の事例

Web発注システムに切り替えることで、業務効率がアップしたと喜ばれています。

日本国内における男子プロゴルフツアートーナメントを統括し、各種メディアやWebサイトを通してゴルフファンに情報を発信し続けている一般社団法人日本ゴルフツアー機構様は、様々な印刷物をイムラ封筒にご発注いただいています。総務・経理部の小泉正子様にお話を伺いました。

一般社団法人日本ゴルフツアー機構様の事例

課題

事務所内で使用する文具類などの発注を、業務効率改善のために、徐々にWeb経由にシフトしつつありました。イムラ封筒に発注している封筒類やレターヘッド類についても従来のファックス発注ではなく、Webでできないかとお考えでした。

実施した対策

Web発注システムのスタートとほぼ同時にご提案し、即、ご採用いただきました。用途に合わせて多種類の封筒やレターヘッドを使い分けておられるので、発注時に画像を確認できることで、発注ミスがなくなったことが喜ばれています。

お客様インタビュー

一般社団法人日本ゴルフツアー機構 小泉正子様

気軽に顔を出してもらえるので、いろいろと相談しやすく、他部署に紹介しても安心です。

イムラ封筒のWeb発注システムを採用された経緯をお聞かせください。
一般社団法人日本ゴルフツアー機構様 インタビュー風景当機構でも、今では、男子プロゴルフツアーのトーナメント会場で使用する備品類も含めて発注作業はほとんどWeb経由になっています。イムラ封筒さんの営業の方から「Web発注システムを立ち上げました」というお話を伺い、わたしの方からお願いして登録をしていただきました。それまでは、ファックスのオーダーシートを用意していただき、それを使って発注する形でした。

総務・経理部からの発注作業を徐々にWeb経由に切り替えていたタイミングだったので、イムラ封筒さんからのWeb発注システムご提案は、非常にありがたかったです。

Web発注システムを導入されて、良かった点は何ですか?
良かった点は、とにかく手間が省けたことです。発注すると、すぐに返信で「オーダーを受けました」という確認メールがきます。その後、納期確認メールもくるので、何もしなくても済むところが助かります。それまでは、すごく急いでいるときでも、わざわざ電話をして確認をしなければならなかったのが、今は、自動でメールが戻ってくるので、すごく楽になりました。

あとは、間違いなく発注できることです。バタバタしていると、違う封筒を発注してしまったりというミスが発生し、後から気づいて電話をしたりということがあったのですが、そういうことが全くなくなりました。封筒の画像が画面に入っていて、1ケース単位で何枚入っているかもわかりますし、発注を間違えることがなく安心です。

備考欄に、急ぎの場合は「何月何日までにお願いします」とコメントを書き込むことができるのも便利です。また、修正があったときに、備考欄に入れておくとすぐに対応していただけるようになったことや、「この部分のデザインを変えたい」などのオーダーも備考欄に書き込んでおくと、ご連絡をいただけるので、とても助かっています。

システム開発当初からのご利用ということですが、
初期の不具合や使い勝手の悪さなどはありませんでしたか?

それが、全くありませんでした。画面構成がシンプルでわかりやすく、また、文字も大きいですし、他のシステムより断然、使いやすいです。システムによっては、頻繁にリニューアルがされたり、凝りすぎて操作が複雑だと、「わからないな、面倒くさいな」ということになりがちなのですが、そのようなこともなく、非常に便利に使わせていただいています。

Web発注システムの導入前と導入後で大きく変わったことは?
一般社団法人日本ゴルフツアー機構様 インタビュー風景Web発注システムを導入する前は、何月にどれ位の量を発注していたかというのは、把握できていませんでした。今は、Webで全部発注していますから、発注履歴を見ると、いつ、どれ位を発注したかを把握できます。「この時期に、こんなに頼んでたんだ」といったことがわかるので、次の年に「封筒でどれ位予算をとりましょうか?」となった時に、「昨年実績でこれだけです」とはっきり言えるようになりました。それまでは、本当にわからなくて困っていたので非常に助かっています。

レターヘッド、請求書用紙などもイムラ封筒に発注されていると伺いましたが、
印刷会社ではなくイムラ封筒を選ばれたのは理由がありますか?
レターヘッドは、他の業者さんにお願いをしていました。見直ししたらどうかというタイミングがあり、相見積もりをとったところ、イムラ封筒さんが安くて、見積もりやサンプルの提出などの対応も早かったので、上司と相談してお願いすることに決めました。

そのときに、角印を印刷できないかという話が持ち上がりました。毎回、手で押していて、大変だし、曲がることもあるしということで、角印ありのものも作っていただきました。こちらは請求書に使ったり、震災のときに義援金をいただいたのですが、その預り証に使ったり、多方面で活用しています。

レターヘッド類もWeb発注システムで発注作業を行っています。用途に合わせて、少しずつ変えたりしているのですが、このシステムがあるから、安心して増やすことができています。

先日も、他の部署の担当から、コストを見直したいという相談を受け、イムラ封筒さんを紹介しました。封筒だけでなく、プロ選手がトーナメントの予選会で使うスコアカードもお願いすることに決めたようです。

手提げ袋もイムラ封筒に発注されたとか?
お客様に手みやげをお持ちするのにちょうどいい大きさで、便利に使っています。もともとは、かなり昔に大量に作って倉庫に預けていたので、いつかなくなるということを誰も考えていませんでした。わたしが担当になって、倉庫から出そうと思ったら、残りが少ないということがわかりました。上司に相談したら、「新規業者を当たりなさい。」と言われて、早速、相見積もりをとったところ、イムラ封筒さんが、断然、安かったんです。

色についても、何回もやりとりさせていただきました。グリーンの深い色から明るい色まで何パターンも見せていただいて、総務の部会などで見せて、決めていきましたから、出来上がった時は、とても嬉しかったです。

プロ選手への応援メッセージを封筒に入れて、届けておられるそうですが?
一般社団法人日本ゴルフツアー機構様 インタビュー風景 ファンの方がWebサイトを通じてファンメールを送ってきて、それをプリントして選手に渡しています。選手の名前の部分が出るように折って封筒に入れて、試合会場のロッカールームの選手ロッカーに貼っています。選手になかなか手渡しができないので、通達などもロッカールームに貼るのが通常なので。ファンメールを入れる封筒もイムラ封筒さんで作っていただいています。直近の試合に出場予定がない場合は、郵送で送ることもあります。ファンの方でも、なかなか会場に行けない方もいますし、このシステムだと確実に渡してもらえるということで、喜ばれているようです。
今後、イムラ封筒に期待されることがあればお聞かせください。
いろんなことをわたしはお願いしたいと思っているので、これからも、「こういうものも実はできるんですよ」というのがあったら、どんどん提案していただきたいなと思っています。

挨拶状の発送をお願いしたことがあって、「そういうのもやっていただけるんだな」と思ったことがあったので、封筒以外にもいろいろとお願いしたいと思っています。

わたしは、イムラ封筒さんが頼みやすいし、すぐに来ていただけるのが、すごくありがたいです。他の業者さんだと、連絡をしてもすぐ来ていただけなかったりすることも多いのですが、小谷さんは「近くに来たんで」なんて顔を出してくださるし、わたしが不在でも、サンプルなどを置いていっていただけるので、何か作りたいときの相談相手として頼りにさせていただいています。

イムラ封筒担当者のコメント

Web発注システムができあがってすぐご紹介をしました。Web発注システムでは、この商品がこの印刷内容というのを画像ですぐご確認いただけます。ご発注いただいている封筒の種類が多かったので、便利に使っていただけるのではないかと考え、ご紹介させていただきました。

  • ※本インタビューは2011年7月に行ったものです。
  • ※社名および事業部、担当者様の役職などは、インタビュー当時のものを記載しております。予めご了承ください。
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